Membangun Kapasitas dan Kapabilitas Tim Bisnis

  • kanirana
  • Feb 11, 2021
Table Of Content [ Close ]

“Dia sudah diajarin dari dulu, dilatih bolak-balik, tapi nggak berkembang juga…. sampe hampir nyerah saya!”

ini adalah curhatan salah satu Pemimpin dengan satu orang anggota tim yang dia anggap tak bisa belajar dan berkembang.

Curhatan serupa sering saya temui, berakar dari belum pahamnya Pemimpin tentang konsep Kapasitas dan Kapabilitas.

Bagaimana maksudnya? ijinkan saya menjelaskan, yang di akhir akan bisa terkait dengan kisah curhatan di atas.

KAPASITAS

Bayangkan sebuah botol air minum 600 ml. Botol itu diisi air sebanyak 1 liter. Anda sudah bisa membayangkan yang terjadi setelahnya, sebagian air tumpah.

Tumpahnya air tak lain adalah karena daya tampung botol tersebut untuk bisa diisi air ya hanya 600 ml, sehingga wajar 400 ml sisanya luber. Inilah konsep Kapasitas.

Setiap orang memang ada kapasitasnya, seperti botol tadi. Jika kapasitas orang tersebut hanya sebesar galon, ia takkan bisa menerima air 1 gentong penuh.

Jadi, secara sederhana, kapasitas bisa diartikan sebagai batasan daya tampung seseorang terhadap berbagai hal baru yang masuk. Contoh kapasitas adalah mindset dan cara pandangnya, kebiasaan, keyakinan dan nilai terdalam (core belief & value), dll.

Orang yang sudah kadung membentuk cara pandang bahwa ‘ide/hal baru’ adalah ancaman, sulit menerima perubahan meskipun peluang lebih baik di baliknya.

Bukan ia tak tahu nilai kebaikan ide/hal baru itu. Pikirannya hanya tak sampai untuk bisa berpikir meninggalkan kebiasaan lama untuk mengarungi ‘hutan belantara’.

Pernah ngerasain kan? berpikir, “Ide baru ini memang bagus…. tapi biasanya kan kita semua melakukan dengan cara yang itu….. jadi aneh kan kalo dirubah…”

Kabar baiknya adalah, manusia bukan botol atau galon. Manusia ya manusia, ia makhluk hidup, bisa ditumbuh-kembangkan. Artinya, kapasitas seseorang hari ini bisa dibesarkan.

Di sinilah titik dimana kita perlu memberikan perhatian. Mengembangkan kapasitas seseorang tidak selesai dengan sekedar memberi ilmu baru.

Membangun kapasitas manusia sama saja dengan membangun diri pribadi secara keseluruhan sehingga batasan daya tampungnya bertambah. Dan melakukannya butuh waktu sangat lama.

Untuk membangun Kapasitas, seseorang perlu berproses untuk jatuh-bangun lewat pengalaman tertentu secara berkala, menjalani pendidikan tinggi di level tertentu bertahun-tahun…

Mungkin juga mengupayakan tenaga dan waktu untuk bertemu berbagai macam orang demi terbiasa meluaskan pandangan, atau latihan beruntun dan berulang hingga terbangun kebiasaan-kebiasaan baru.

Jadi, misal ada tim yang selama bertahun-tahun sebelumnya hanya ikut arahan orang lain, nurut sama atasan, tidak terbiasa berpendapat… kita ajarin untuk kreatif sebentar saja, lalu berharap ia bisa segera membantunya turut berpikir analitis dan strategis, ya sulit. Kapasitas berpikir-nya masih terbatas dan butuh proses lebih lama untuk dikembangkan.

KAPABILITAS

Kapabilitas ibarat isi air yang dituangkan ke dalam botol. Pada konteks kepemimpinan, saat Pemimpin mengajari timnya, pengetahuan praktis dan keterampilan teknis merupakan contohnya.

Mengembangkan kapabilitas bisa dilakukan dengan memberi informasi dan wawasan baru, mengingatkan kembali informasi dan wawasan lama, membantu mengkoneksikan segala informasi di dalam pikiran tim untuk melahirkan hal baru.

Mengembangkan kapabiliats bisa juga dilakukan dengan melatih keterampilan khusus melalui pengawasan berkala, memberi tim kesempatan berlatih dan melakukan langsung baik dalam lingkungan simulasi ataupun dalam kondisi riil.

Saat kita ingin memberinya informasi baru, menuangkannya ke dalam pikiran tim adalah salah satu caranya. Tentu ingat, untuk tetap melihat kapasitas yang bersangkutan.

Jika botolnya 300 ml, jangan dituang 500 ml. Jika tim tersebut kapasitas berpikirnya masih rendah, berikan informasi se-teknis mungkin dengan bahasa sederhana saja.

Keterampilan teknis juga merupakan kapabilitas, yang saat diberikan perlu melihat kapasitas orang tersebut.

Kenapa saat seseorang dilatih angkat beban, selalu mulai dari beban ringan? karena ada kapasitas yang tak bisa dilewati saat itu berupa tenaga maksimal sang pengangkat, yang jika dilewati malah cedera.

Setelah tahu kapasitas seseorang, berikan kapabilitas sebebasnya asalkan tak melebihi kapasitas yang bersangkutan.

Mengembangkan kapabilitas bisa dilakukan lewat sesi-sesi singkat beberapa jam atau beberapa hari. Misal melatih bagian pelayanan dengan keterampilan senyum berbagai teknik segala rupa, prosesnya mungkin hanya perlu beberapa jam.

Itulah kenapa menambah pengetahuan praktis dan melatih keterampilan teknis bisa dilakukan lewat pelatihan singkat sehari, dua hari, atau bahkan setengah hari.

Tapi membuatnya terbiasa melakukan keterampilan baru itu sebagai sebuah rutinitas tanpa berpikir, well… itu butuh waktu lebih… itu ranahnya kapasitas.

Membuat bagian pelayanan terbiasa senyum ramah meski berbagai kondisi tak menentu sering terjadi, bahkan sering tak mengenakkan hati, tak bisa serta merta terjadi hanya lewat pelatihan dua hari sekalipun.

Oke, di atas kita sudah membahas tentang keduanya, Kapasitas dan Kapabilitas. Maka paham kan? kenapa ada orang yang sulit berubah saat sudah diajari…

Bisa jadi memang kapasitasnya masih perlu waktu untuk ditumbuhkan lebih besar, atau bisa juga Pemimpin melatih tim dengan cara yang melebihi kapasitas, sehingga tim tersebut malah frustasi.

Jika memang ingin tim yang mudah diajari, sejak awal rekrutlah anggota tim dengan kriteria kapasitas minimal tertentu.

Ini juga alasan kenapa selama ini banyak perusahaan mensyaratkan minimal S1 dalam rekrutmen. Sebagian teman saya tidak setuju dan berpendapat, “Yang penting kan dia bisa ngerjain kerjaannya!”

Padahal, soal cara mengerjakan berbagai tugas pekerjaan harian, itu hanya soal pengembangan kapabilitas, mudah dilatih.

Tapi urusan pola pikir dan cara pandang, kemampuan berpikir menganalisis sesuatu dan menyelesaikan masalah, ini ranah kapasitas. Lebih sulit dilatih singkat. Saat itu, lulusan S1 dianggap memenuhi kapasitas tersebut.

Ini juga sebab perusahaan sebesar Apple punya prinsip, “We hire for attitude, and train for skill”. Nggak masalah yang direkrut nggak ngerti teknologi, bisa diajarin. Tapi soal attitude senang belajar, selalu penasaran akan hal baru, peduli pada orang lain, ini soal kapasitas. Lebih repot ngajarinnya.

Kalau dalam proses rekrutmen tidak menetapkan kriteria kapasitas minimal, siap-siap menerima tim under capacity. Dalam segala keterbatasan, kadang mau tak mau ini dilakukan.

Jika memang keputusannya tak masalah dengan tim under capacity, maka lebih bersabarlah dalam melatih dan mengembangkan mereka.


Ditulis oleh:
SURYA KRESNANDA
Head Coach at Kanirana
0811 2244 111

Related Post :

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *